Operation Manual

421
ACROBAT 9 PRO EXTENDED VERWENDEN
Suchen und indizieren
• Verwenden Sie immer denselben Begriff für dieselbe Information. Geben Sie zum Beispiel nicht für einige
Dokumente Biologie und für andere Dokumente der gleichen Kategorie Naturwissenschaften ein.
• Verwenden Sie das Feld „Verfasser“, um die verantwortliche Abteilung anzugeben. Als Verfasser einer
Personalakte könnten Sie beispielsweise die Personalabteilung angeben.
• Wenn Sie Kennnummern für Dokumente verwenden, fügen Sie diese als Stichwörter hinzu. Durch Eingabe von
z. B. Dok.-Nr. = m234 unter der Option „Stichwörter“ wird ein bestimmtes Dokument einer Serie von zahlreichen
Dokumenten zu einem bestimmten Thema gekennzeichnet.
• Verwenden Sie eine der Optionen „Thema“ oder „Stichwörter“ oder beide Optionen zusammen, um Dokumente
nach Kategorien zu unterteilen. Sie können für ein bestimmtes Dokument unter „Thema“ zum Beispiel
Geschäftsbericht und unter „Stichwörter“ monatlich oder wöchentlich angeben.
Wenn Sie bereits über umfassende Erfahrung mit dem Adobe PDF-Format verfügen, können Sie
benutzerdefinierte Datenfelder, wie z. B. „Dokumenttyp“, „Dokumentennummer“ und „Dokumentkennung“
definieren, wenn Sie den Index erstellen. Dieses Verfahren wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen; es wird in
der vollständigen Hilfe von Acrobat nicht erläutert.
Index für eine Gruppe erstellen
Beim Erstellen eines neuen Index werden eine neue PDX-Datei und ein neuer Ordner erstellt, der mindestens eine
IDX-Datei enthält. Die IDX-Dateien enthalten die Indexeinträge. All diese Dateien müssen dem Anwender zur
Verfügung stehen, der den Index durchsucht.
Dialogfelder für den Indexerstellungsprozess
1 Wählen Sie „Erweitert“ > „Dokumentverarbeitung“ > „Volltextindex mit Katalog“ und klicken Sie anschließend
auf „Neuer Index“.
2 Geben Sie unter „Indextitel“ einen Namen für die Indexdatei ein.
3 Geben Sie unter „Indexbeschreibung“ eine Beschreibung des Index oder seines Zwecks ein.
4 Klicken Sie auf „Optionen“, wählen Sie die auf Ihren Index anzuwendenden Optionen aus und klicken Sie auf
„OK“.
5 Klicken Sie neben „Einzuschließende Ordner“ auf „Hinzufügen“, um einen Ordner auszuwählen, der einige oder
aller der zu indizierenden PDF-Dateien enthält, und klicken Sie auf „OK“. Wiederholen Sie diesen Schritt zum
Hinzufügen weiterer Ordner.