Operation Manual

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ACROBAT 9 PRO EXTENDED VERWENDEN
Suchen und indizieren
Sie können Dokumente mit lateinischen, chinesischen, japanischen oder koreanischen Zeichen katalogisieren. Zu den
Elementen, die katalogisiert werden könne, zählen der Dokumenttext, Kommentare, Lesezeichen, Formularfelder,
Tags, Objekt- und Dokument-Metadaten, Anlagen, Dokumentinformationen, digitale Unterschriften, Bild-
Metadaten im XIF-Format (Extended Image File) sowie benutzerdefinierte Dokumenteigenschaften.
PDF-Dokumente für die Indizierung vorbereiten
Erstellen Sie zunächst einen Ordner mit den zu indizierenden PDF-Dateien. Die PDF-Dokumente müssen in Bezug
auf Inhalt und elektronische Funktionen wie Verknüpfungen, Lesezeichen und Formularfelder vollständig sein. Wenn
die zu indizierenden Dokumente gescannte Dokumente enthalten, stellen Sie sicher, dass der Text durchsucht werden
kann. Speichern Sie große Dokumente in kleinen Dateien von Kapitelgröße zur besseren Suchleistung. Sie können
zudem den Dokumenteigenschaften einer Datei Informationen hinzufügen, um die Durchsuchbarkeit zu verbessern.
Bevor Sie eine Gruppe von Dokumenten indizieren, müssen Sie unbedingt die Dokumentenstruktur auf dem
Laufwerk oder dem Netzwerkserver-Datenträger einrichten und sich vergewissern, dass die Dateinamen
plattformübergreifenden Konventionen entsprechen. Dateinamen werden eventuell abgeschnitten und können so bei
einer plattformübergreifenden Suche schwer gefunden werden. Dies kann folgendermaßen vermieden werden:
• Benennen Sie Dateien, Ordner und Indexe nach den MS-DOS-Dateibenennungskonventionen (höchstens acht
Zeichen gefolgt von einer Dateierweiterung mit drei Zeichen). Dies ist besonders wichtig, wenn Sie die
Dokumentgruppe und den Index auf einer gemäß der Norm ISO 9660 formatierten CD-ROM ausgeben.
• Entfernen Sie alle Zeichen mit Akzent oder nicht im lateinischen Alphabet enthaltene Zeichen aus den Datei- und
Ordnernamen. (Die von der Funktion „Catalog“ verwendete Schrift unterstützt die Zeichencodes 133 bis 159
nicht.)
• Verwenden Sie keine tief verschachtelten Ordner oder Pfadnamen mit mehr als 256 Zeichen, wenn die Indexe nur
von Mac OS-Benutzern durchsucht werden.
• Wenn Sie die Mac OS-Version mit einem OS/2 LAN-Server verwenden, konfigurieren Sie entweder IBM® LAN
Server Macintosh (LSM), um die MS-DOS-Dateibenennungskonventionen vorzuschreiben, oder indizieren Sie
nur FAT-Laufwerke. (HPFS [High Performance File System]-Laufwerke enthalten möglicherweise lange
Dateinamen, die nicht gelesen werden können.)
Enthält die Dokumentstruktur Unterordner, die nicht indiziert werden sollen, können Sie diese während der
Indizierung ausschließen.
Metadaten zu Dokumenteigenschaften hinzufügen
Sie können den Dokumenteigenschaften Informationen hinzufügen, um das Durchsuchen von PDF-Dateien zu
vereinfachen. Diese werden als Metadaten bezeichnet. (Die Eigenschaften der aktuell geöffneten PDF-Datei können
Sie über „Datei“ > „Eigenschaften“ auf der Registerkarte „Beschreibung“ einsehen.)
(Windows) Sie können die Dokumenteigenschaften auch vom Desktop aus eingeben und anzeigen. Klicken Sie im
Windows Explorer mit der rechten Maustaste auf das Dokument, wählen Sie „Eigenschaften“ und anschließend die
Registerkarte „PDF“. Alle Informationen, die Sie in dieses Feld eingeben bzw. hier bearbeiten, werden beim Öffnen der
Datei auch in der Beschreibung der Dokumenteigenschaften angezeigt.
Beachten Sie beim Hinzufügen von Daten für die Dokumenteigenschaften folgende Empfehlungen:
• Verwenden Sie im Feld „Titel“ einen eindeutig beschreibenden Titel. Der Dateiname des Dokuments muss im
Fenster „Ergebnisse“ angezeigt werden.
• Verwenden Sie für ähnliche Informationen stets die gleiche Option (bzw. das gleiche Feld). Fügen Sie wichtige
Begriffe nicht in einigen Dokumenten der Option „Thema“ und in anderen Dokumenten der Option „Stichwörter“
hinzu.