Operation Manual

88
WERKEN MET ACROBAT 9 PRO
PDF's maken
Kies Bestand Hier geeft u de naam en locatie op van het archiveringslogboek.
Index insluiten voor sneller zoeken Hiermee maakt u een index waarin u specifieke woorden en tekens kunt zoeken.
U hoeft dan niet elk afzonderlijk document te doorzoeken.
4 Klik op Toevoegen en selecteer de e-mailmappen en -submappen. Schakel vervolgens desgewenst de optie Deze
map en alle submappen converteren in of uit en klik op OK.
5 Selecteer in het dialoogvenster PDF-archiefbestand opslaan als een naam en locatie voor de gearchiveerde e-mail-
PDF. Klik vervolgens op Openen.
6 Reviseer de instellingen en de namen van de archiefmappen die in het dialoogvenster Acrobat PDFMaker worden
weergegeven, en voer een van de volgende handelingen uit:
• Als u andere e-mailmappen aan de lijst wilt toevoegen, klikt u op Toevoegen en selecteert u de gewenste mappen.
• Wanneer u mappen uit de lijst wilt verwijderen, selecteert u de desbetreffende mappen en klikt u op Verwijderen.
• Als u een archiefbestand wilt wijzigen, selecteert u een willekeurige mapnaam in de lijst, klikt u op Archiefbestand
wijzigen en geeft u de naam en locatie op.
• Als u de e-mailarchivering direct wilt starten, klikt u op Nu archiveren.
PDF's maken voor samenvoegbewerkingen in Word
Bij samenvoegingen in Word worden bijvoorbeeld standaardbrieven gegenereerd die worden gepersonaliseerd met
gegevens zoals de namen en adressen van de personen waarnaar de brieven worden verzonden. Met Acrobat
PDFMaker kunt u heel efficiënt samenvoegbestanden rechtstreeks naar PDF uitvoeren door een samenvoegdocument
van Word en het bijbehorende gegevensbestand te gebruiken. U kunt PDFMaker zelfs zo instellen, dat deze PDF's als
bijlage worden toegevoegd aan de e-mailberichten die tijdens het maken van de PDF's worden gegenereerd.
Opmerking: Zie de Help bij Microsoft Office Word voor informatie over het instellen van bestanden voor de functie
Afdruk samenvoegen van Word.
1 Open in Microsoft Word de sjabloon die u als basis voor het samenvoegen hebt gemaakt of maak desgewenst het
bestand met de werkbalk Afdruk samenvoegen of de wizard Afdruk samenvoegen van Word.
Belangrijk: Voltooi de samenvoeging niet in Word. Stel in plaats daarvan de samenvoeging op de gebruikelijke wijze in
en bekijk het voorbeeld, zodat u kunt nagaan of de samenvoeging correct wordt uitgevoerd.
2 Ga op een van de volgende manieren te werk:
• Kies Adobe PDF > Samenvoegen naar Adobe PDF.
• Klik op de knop Samenvoegen naar Adobe PDF op de werkbalk Afdruk samenvoegen (Beeld > Werkbalken >
Afdruk samenvoegen).
• (Word 2007) Klik in het Acrobat-lint op Samenvoegen.
3 Selecteer in het dialoogvenster Samenvoegen van Acrobat PDFMaker de gewenste opties:
• Als u wilt opgeven welke records in het gegevensbestand u in de samengevoegde bestanden wilt importeren,
selecteert u Alle of Huidige, of voert u in de vakken Van en T/m een paginabereik in.
• Geef de naam voor de PDF op in het vak Naam PDF-bestand opgeven.
Opmerking: de naam van de PDF bestaat dan uit deze tekst plus een reeks cijfers. Als u bijvoorbeeld BriefJuli in het vak
Naam PDF-bestand opgeven typt, krijgen de samengevoegde PDF's de namen BriefJuli_0000123, BriefJuli_0000124,
BriefJuli_0000125 enzovoort.
4 Voor de optie Adobe PDF-bestanden automatisch verzenden via e-mail voert u een van de volgende handelingen uit:
• Als u samengevoegde PDF's later wilt afdrukken of verzenden via e-mail, selecteert u deze optie niet en klikt u op OK.