Operation Manual

87
WERKEN MET ACROBAT 9 PRO
PDF's maken
E-mailmappen naar een nieuwe PDF converteren
Met PDFMaker kunt u meerdere mappen in één procedure naar PDF converteren. U hoeft de mappen niet aan het
begin van de procedure te selecteren omdat er automatisch een dialoogvenster verschijnt waarin u de mappen kunt
selecteren.
1 Ga op een van de volgende manieren te werk:
• (Outlook) Kies Adobe PDF > Geselecteerde mappen converteren > Nieuwe PDF maken.
• (Lotus Notes) Kies Acties > Geselecteerde mappen converteren naar Adobe PDF.
2 Selecteer de mappen in het dialoogvenster Map(pen) converteren naar PDF. Schakel vervolgens de optie Deze map
en alle submappen converteren in of uit.
3 Selecteer in Adobe PDF-bestand opslaan als een locatie en een naam voor het PDF-portfolio.
Zodra de conversie is voltooid, wordt de nieuwe PDF geopend in Acrobat.
Oude Outlook PDF-archieven migreren naar PDF-portfolio's
Het is een goed idee om oude PDF-e-mailarchieven te migreren naar PDF-portfolio's. Dit biedt de volgende voordelen:
sorteren en andere functies worden eenvoudiger en het is mogelijk nieuwe e-mailberichten toe te voegen aan deze
archieven.
In PDF-portfolio's wordt elk e-mailbericht naar een deel-PDF geconverteerd. U kunt de berichten vervolgens sorteren
op berichtmap, afzender, onderwerpregel, datum, grootte of bijlage. Bovendien kunt u aangepaste categorieën maken
en sorteren op deze categorieën.
Als u e-mailarchieven opent die zijn gemaakt met Acrobat 7.0 of lager, moet u een archief maken en de geselecteerde
berichten toevoegen aan het nieuwe archief. Een wizard leidt u door het proces.
1 Open Outlook.
2 Kies Adobe PDF > Acrobat 7-PDF-archief upgraden.
3 Wanneer een bericht wordt weergegeven, klikt u op Ja om het migratieproces te vervolgen.
4 Ga naar het oude PDF-archief en selecteer dit. Klik vervolgens op Openen.
5 Geef een naam en locatie op voor het gemigreerde PDF-portfolio en klik op Opslaan. (Standaard wordt aan de
naam van het oorspronkelijke PDF-bestand de aanduiding _Portfolio toegevoegd. De naam van het archief
Inbox.pdf wordt bijvoorbeeld gewijzigd in Inbox_Portfolio.pdf.)
Zodra het conversieproces is voltooid en het dialoogvenster Adobe PDF maken wordt gesloten, wordt het nieuwe
archief in Acrobat geopend.
Automatische e-mailarchivering instellen
1 Ga op een van de volgende manieren te werk:
• (Outlook) Kies Adobe PDF > Automatisch archiveren instellen.
• (Lotus Notes) Kies Acties > Automatisch archiveren instellen.
2 Selecteer op het tabblad Automatisch archiveren van het dialoogvenster Acrobat PDFMaker de optie Automatisch
archiveren inschakelen. Selecteer vervolgens de frequentie en voer in op welk tijdstip en welke dag er automatisch
moet worden gearchiveerd.
3 Selecteer desgewenst aanvullende opties:
Logbestand voor archiveren onderhouden Hiermee maakt u een record van elke archiveringssessie.