Operation Manual

392
WERKEN MET ACROBAT 9 PRO
Zoeken en indexeren
Het is van essentieel belang dat u de documentstructuur instelt op het schijfstation of het netwerkservervolume en de
bestandsnamen voor meerdere platforms controleert voordat u een verzameling documenten indexeert. In een
zoekopdracht op verschillende platforms kunnen bestandsnamen worden afgekapt, waardoor ze moeilijk terug te
vinden zijn. Ter voorkoming van dit probleem, kunt u de volgende richtlijnen aanhouden:
• Wijzig de namen van de bestanden, mappen en indexen volgens de bestandsnaamconventies van MS-DOS (acht
tekens of minder, gevolgd door een bestandsextensie van drie tekens), met name als u de documentenverzameling
en index op een conform de ISO 9660-norm geformatteerde cd-rom wilt leveren.
• Verwijder speciale tekens, zoals tekens met accenten en niet-Romaanse tekens uit bestands- en mapnamen. (Het
font dat wordt gebruikt door de functie Catalog ondersteunt de tekencodes 133 tot en met 159 niet.)
• Gebruik geen diepgeneste mappen of padnamen van meer dan 256 tekens voor indexen die doorzocht gaan worden
door Mac OS-gebruikers.
• Als u Mac OS gebruikt met een OS/2 LAN-server, moet u IBM® LAN Server Macintosh (LSM) zodanig
configureren dat de bestandsnaamconventies van MS-DOS worden doorgevoerd of moet u alleen FAT-volumes
(File Allocation Table) indexeren. (HPFS-volumes [High Performance File System] kunnen lange bestandnamen
bevatten die niet kunnen worden gevonden.)
Als de documentstructuur submappen bevat die u niet wilt indexeren, kunt u deze van het indexeringsproces
uitsluiten.
Metagegevens toepassen op documenteigenschappen
Als u een PDF makkelijker doorzoekbaar wilt maken, kunt u aan de documenteigenschappen bestandsgegevens
(metagegevens) toevoegen. (U kunt de eigenschappen voor de momenteel geopende PDF bekijken door Bestand >
Eigenschappen te kiezen en op het tabblad Beschrijving te klikken.)
(Windows) U kunt ook de gegevenseigenschappen invoeren en lezen vanaf het bureaublad. Klik met de
rechtermuisknop in Windows Verkenner, kies Eigenschappen en klik op het tabblad PDF. Alle informatie die u in dit
dialoogvenster typt of bewerkt, wordt ook weergegeven in de omschrijving van de documenteigenschappen wanneer u het
bestand opent.
Als u gegevens aan documenteigenschappen toevoegt, moet u rekening houden met de volgende aanbevelingen:
• Gebruik een goede beschrijvende titel in het veld Titel. De bestandsnaam van het document moet worden
weergegeven in het dialoogvenster Zoekresultaten.
• Gebruik altijd dezelfde optie (veld) voor vergelijkbare informatie. Voeg bijvoorbeeld niet een belangrijke term voor
bepaalde documenten toe aan de optie Onderwerp en voor andere aan de optie Trefwoorden.
• Gebruik één consistente term voor dezelfde informatie. Gebruik bijvoorbeeld niet scheikunde voor bepaalde
documenten en chemie voor andere.
• Gebruik de optie Auteur om aan te geven welke groep verantwoordelijk is voor het document. Zo kan de auteur
van een aannamebeleidsdocument de afdeling Personeelszaken zijn.
• Als u werkt met documentnummers, kunt u deze als trefwoorden toevoegen. Wanneer u bijvoorbeeld docnr.=m234
opgeeft in het veld Trefwoorden, duidt dit op een bepaald document in een serie van enkele honderden
documenten over een bepaald onderwerp.
• Gebruik de opties Onderwerp en Trefwoorden, afzonderlijk of samen, om documenten te categoriseren op type. U
kunt voor één document bijvoorbeeld statusrapport invoeren bij Onderwerp en maandelijks of wekelijks bij
Trefwoorden.