Operation Manual

90
WERKEN MET ACROBAT 9 PRO EXTENDED
PDF's maken
In PDF-portfolio's wordt elk e-mailbericht naar een deel-PDF geconverteerd. U kunt de berichten vervolgens sorteren
op berichtmap, afzender, onderwerpregel, datum, grootte of bijlage. Bovendien kunt u aangepaste categorieën maken
en sorteren op deze categorieën.
Als u e-mailarchieven opent die zijn gemaakt met Acrobat 7.0 of lager, moet u een archief maken en de geselecteerde
berichten toevoegen aan het nieuwe archief. Een wizard leidt u door het proces.
1 Open Outlook.
2 Kies Adobe PDF > Acrobat 7-PDF-archief upgraden.
3 Wanneer een bericht wordt weergegeven, klikt u op Ja om het migratieproces te vervolgen.
4 Ga naar het oude PDF-archief en selecteer dit. Klik vervolgens op Openen.
5 Geef een naam en locatie op voor het gemigreerde PDF-portfolio en klik op Opslaan. (Standaard wordt aan de
naam van het oorspronkelijke PDF-bestand de aanduiding _Portfolio toegevoegd. De naam van het archief
Inbox.pdf wordt bijvoorbeeld gewijzigd in Inbox_Portfolio.pdf.)
Zodra het conversieproces is voltooid en het dialoogvenster Adobe PDF maken wordt gesloten, wordt het nieuwe
archief in Acrobat geopend.
Automatische e-mailarchivering instellen
1 Ga op een van de volgende manieren te werk:
• (Outlook) Kies Adobe PDF > Automatisch archiveren instellen.
• (Lotus Notes) Kies Acties > Automatisch archiveren instellen.
2 Selecteer op het tabblad Automatisch archiveren van het dialoogvenster Acrobat PDFMaker de optie Automatisch
archiveren inschakelen. Selecteer vervolgens de frequentie en voer in op welk tijdstip en welke dag er automatisch
moet worden gearchiveerd.
3 Selecteer desgewenst aanvullende opties:
Logbestand voor archiveren onderhouden Hiermee maakt u een record van elke archiveringssessie.
Kies Bestand Hier geeft u de naam en locatie op van het archiveringslogboek.
Index insluiten voor sneller zoeken Hiermee maakt u een index waarin u specifieke woorden en tekens kunt zoeken.
U hoeft dan niet elk afzonderlijk document te doorzoeken.
4 Klik op Toevoegen en selecteer de e-mailmappen en -submappen. Schakel vervolgens desgewenst de optie Deze
map en alle submappen converteren in of uit en klik op OK.
5 Selecteer in het dialoogvenster PDF-archiefbestand opslaan als een naam en locatie voor de gearchiveerde e-mail-
PDF. Klik vervolgens op Openen.
6 Reviseer de instellingen en de namen van de archiefmappen die in het dialoogvenster Acrobat PDFMaker worden
weergegeven, en voer een van de volgende handelingen uit:
• Als u andere e-mailmappen aan de lijst wilt toevoegen, klikt u op Toevoegen en selecteert u de gewenste mappen.
• Wanneer u mappen uit de lijst wilt verwijderen, selecteert u de desbetreffende mappen en klikt u op Verwijderen.
• Als u een archiefbestand wilt wijzigen, selecteert u een willekeurige mapnaam in de lijst, klikt u op Archiefbestand
wijzigen en geeft u de naam en locatie op.
• Als u de e-mailarchivering direct wilt starten, klikt u op Nu archiveren.