Operation Manual

89
WERKEN MET ACROBAT 9 PRO EXTENDED
PDF's maken
3 Selecteer in het dialoogvenster Adobe PDF-bestand opslaan als een locatie, typ een bestandsnaam en klik op
Opslaan.
E-mailberichten of mappen aan een bestaande PDF toevoegen
1 Selecteer de afzonderlijke e-mailberichten of mappen in Outlook of Lotus Notes.
2 Ga op een van de volgende manieren te werk:
• (Outlook) Kies Adobe PDF > Geselecteerde berichten converteren > Toevoegen aan bestaande PDF, of Adobe PDF
> Geselecteerde mappen converteren > Toevoegen aan bestaande PDF.
Opmerking: Als u al een of meer PDF-portfolio's hebt gemaakt, kunt u naast de optie Toevoegen aan bestaande PDF ook
kiezen uit onlangs gemaakte PDF-portfolio's.
• (Lotus Notes) Kies Acties > Geselecteerde berichten toevoegen aan bestaande Adobe PDF, of Acties >
Geselecteerde mappen toevoegen aan bestaande Adobe PDF.
3 Bepaal de locatie van de PDF of het PDF-portfolio waaraan u de geconverteerde e-mails wilt toevoegen, selecteer
de PDF of het portfolio en klik op Openen.
Belangrijk: Typ geen nieuwe naam voor de PDF. Doet u dat toch, dan wordt het waarschuwingsbericht weergegeven dat
de PDF niet is gevonden. Klik op OK en selecteer een PDF zonder de naam ervan te wijzigen.
4 (Alleen Outlook) Als er een bericht verschijnt dat de bestaande PDF is gemaakt met een eerdere versie van
PDFMaker, voert u een van de volgende handelingen uit:
• Als u van het oorspronkelijke PDF-archief een PDF-portfolio wilt maken, klikt u op Ja en selecteert u een naam en
locatie voor het nieuwe archief. (Standaard wordt aan de naam van het oorspronkelijke PDF-bestand de aanduiding
_Portfolio toegevoegd.) Zodra de conversie is voltooid en het dialoogvenster Adobe PDF maken wordt gesloten,
wordt het nieuwe archief in Acrobat geopend.
• Klik op Nee om het proces te annuleren.
Opmerking: Bij PDF-portfolio's met e-mails die naar Acrobat 8 of hoger zijn geconverteerd of gemigreerd, worden alleen
nieuwe berichten (dat wil zeggen berichten die nog geen deel uitmaken van het PDF-portfolio) toegevoegd.
E-mailmappen naar een nieuwe PDF converteren
Met PDFMaker kunt u meerdere mappen in één procedure naar PDF converteren. U hoeft de mappen niet aan het
begin van de procedure te selecteren omdat er automatisch een dialoogvenster verschijnt waarin u de mappen kunt
selecteren.
1 Ga op een van de volgende manieren te werk:
• (Outlook) Kies Adobe PDF > Geselecteerde mappen converteren > Nieuwe PDF maken.
• (Lotus Notes) Kies Acties > Geselecteerde mappen converteren naar Adobe PDF.
2 Selecteer de mappen in het dialoogvenster Map(pen) converteren naar PDF. Schakel vervolgens de optie Deze map
en alle submappen converteren in of uit.
3 Selecteer in Adobe PDF-bestand opslaan als een locatie en een naam voor het PDF-portfolio.
Zodra de conversie is voltooid, wordt de nieuwe PDF geopend in Acrobat.
Oude Outlook PDF-archieven migreren naar PDF-portfolio's
Het is een goed idee om oude PDF-e-mailarchieven te migreren naar PDF-portfolio's. Dit biedt de volgende voordelen:
sorteren en andere functies worden eenvoudiger en het is mogelijk nieuwe e-mailberichten toe te voegen aan deze
archieven.