Operation Manual
ADOBE ACROBAT 8 STANDARD
Handboek
74
PDF's maken voor samenvoegbewerkingen in Word
Bij samenvoegingen in Word worden bijvoorbeeld standaardbrieven gegenereerd die worden gepersonaliseerd met
gegevens zoals de namen en adressen van de personen waarnaar de brieven worden verzonden. Met Acrobat PDFMaker
kunt u heel efficiënt samenvoegbestanden rechtstreeks naar PDF uitvoeren door een samenvoegdocument van Word en het
bijbehorende gegevensbestand te gebruiken. U kunt PDFMaker zelfs zo instellen, dat deze PDF's als bijlage worden
toegevoegd aan de e-mailberichten die tijdens het maken van de PDF's worden gegenereerd.
Opmerking: zie de Help bij Microsoft Office Word voor meer informatie over het instellen van bestanden voor de functie Afdruk
samenvoegen van Word.
1 Open in Microsoft Word de sjabloon die u als basis voor het samenvoegen hebt gemaakt of maak desgewenst het bestand
met de werkbalk Afdruk samenvoegen of de wizard Afdruk samenvoegen van Word.
Belangr ijk: Voltooi de samenvoeging niet in Word. Stel in plaats daarvan de samenvoeging op de gebruikelijke wijze in en
bekijk het voorbeeld, zodat u kunt nagaan of de samenvoeging correct wordt uitgevoerd.
2 Ga op een van de volgende manieren te werk:
• Kies Adobe PDF > Samenvoegen naar Adobe PDF.
• Klik op de knop Samenvoegen naar Adobe PDF op de werkbalk Afdruk samenvoegen (Beeld > Werkbalken > Afdruk
samenvoegen).
• (Word 2007) Kies Acrobat > Samenvoegen.
3 Selecteer in het dialoogvenster Samenvoegen van Acrobat PDFMaker de gewenste opties:
• Als u wilt opgeven welke records in het gegevensbestand u in de samengevoegde bestanden wilt importeren, selecteert
u Alle, Huidige of voert u een paginabereik in door de vakken Van en T/m in te vullen.
• Geef de naam voor de PDF op in het vak Naam PDF-bestand opgeven.
Opmerking: de naam van de PDF bestaat dan uit deze tekst plus een reeks cijfers. Als u bijvoorbeeld BriefJuli in het vak Naam
PDF-bestand opgeven typt, krijgen de samengevoegde PDF's de namen BriefJuli_0000123, BriefJuli_0000124,
BriefJuli_0000125, enzovoort.
4 Voor de optie Adobe PDF-bestanden automatisch verzenden via e-mail voert u een van de volgende handelingen uit:
• Als u samengevoegde PDF's later wilt afdrukken of verzenden via e-mail, selecteert u deze optie niet en klikt u op OK.
• Als u samengevoegde PDF's als bijlage wilt toevoegen aan afzonderlijke e-mails naar de desbetreffende geadresseerden,
selecteert u de optie en vult u de andere e-mailopties in.
5 Er verschijnt een dialoogvenster. Blader naar de gewenste map en klik op OK.
Terwijl de afzonderlijke PDF's worden gemaakt, ziet u de status. De tijdsduur van de bewerking is afhankelijk van de
complexiteit van de samenvoeging en het aantal PDF's dat u maakt.
6 Als u Adobe PDF-bestanden automatisch verzenden via e-mail hebt geselecteerd, wordt u gevraagd om uw e-mailprofiel
op te geven. Voer de relevante gegevens in en klik op OK.
Zodra de bewerking is voltooid, wordt het bericht weergegeven dat de bewerking is voltooid.
E-mailopties voor PDF-samenvoegingen
Als u Selecteer via het pop-upmenu het veld of de kolom in het bijbehorende gegevensbestand waarin zich de e-
mailadressen van alle records zich bevinden.
Onderwerpregel Typ de tekst die u op de onderwerpregel van elke e-mail wilt weergeven.
Bericht Typ of bewerk de berichttekst die u in de e-mailberichten wilt weergeven.
PDF's uit Microsoft Project, Publisher en Access (Windows)
Als u PDF's maakt van bestanden die in deze ontwerptoepassingen zijn gemaakt, moet u rekening houden met een aantal
specifieke verschillen:
Microsoft Project U kunt alleen PDF's maken van de huidige geselecteerde weergave. Weergaven die in Project als niet-
afdrukbaar zijn gemarkeerd, kunnen niet naar PDF worden geconverteerd.