Operation Manual

ADOBE ACROBAT 8 STANDARD
Handboek
73
Oude PDF-archieven van Outlook naar PDF-pakketten migreren (Windows)
Er zijn twee goede redenen om oude PDF-e-mailarchieven naar PDF-pakketten te emigreren: om het sorteren en andere
functies te vergemakkelijken en om nieuwe e-mailberichten aan deze archieven te kunnen toevoegen.
In PDF-pakketten wordt elk e-mailbericht naar een deel-PDF geconverteerd. U kunt de berichten vervolgens sorteren op
berichtmap, afzender, onderwerpregel, datum, grootte of bijlage. Bovendien kunt u aangepaste categorieën maken waarop
u kunt sorteren.
U kunt de e-mailarchieven die u met eerdere versie van Acrobat hebt gemaakt, openen in Acrobat 8.0 maar u kunt aan die
archieven niet op dezelfde wijze e-mailberichten toevoegen. Probeert u dat toch, dan worden berichten weergegeven die
aangeven hoe u het oude archief kunt converteren naar een nieuw archief en hoe u de geselecteerde berichten aan het
nieuwe PDF-pakketarchief kunt toevoegen.
Oude PDF-archieven van Outlook naar PDF-pakketten migreren (Windows)
1 Open Outlook.
2 Kies Adobe PDF > Oude PDF-archieven migreren naar PDF-pakketten.
3 Wanneer een bericht wordt weergegeven, klikt u op Ja om het migratieproces te vervolgen.
4 Ga naar het oude PDF-archief en selecteer dit. Klik vervolgens op Openen.
5 Geef een naam en locatie op voor het gemigreerde PDF-pakket en klik op Opslaan. (Standaard wordt aan de naam van
het oorspronkelijke PDF-bestand de aanduiding _Opgenomen in pakket toegevoegd. De naam van het archief Inbox.pdf
wordt bijvoorbeeld gewijzigd in Inbox_Opgenomen in pakket.pdf.)
Zodra het conversieproces is voltooid en het dialoogvenster Adobe PDF maken wordt gesloten, wordt het nieuwe archief
in Acrobat geopend.
Automatische e-mailarchivering instellen (Windows)
In Microsoft Outlook kunt u PDFMaker zo instellen, dat uw e-mailberichten automatisch worden gearchiveerd.
1 (Outlook) Kies Adobe PDF > Automatisch archiveren instellen.
2 Selecteer op het tabblad Automatisch archiveren in het dialoogvenster Acrobat PDFMaker de optie Automatisch
archiveren inschakelen, selecteer opties voor Frequentie en voer in op welk tijdstip automatisch wordt gearchiveerd.
3 Selecteer desgewenst aanvullende opties:
Logbestand voor archiveren onderhouden Hiermee maakt u een record van elke archiveringssessie.
Kies Bestand Hier geeft u de naam en locatie op van het archiveringslogboek.
Index insluiten voor sneller zoeken Hiermee maakt u een index waarin u specifieke woorden en tekens kunt zoeken in
plaats van elk afzonderlijk document te doorzoeken.
4 Klik op Toevoegen en selecteer de e-mailmappen en submappen die u wilt laten archiveren door PDFMaker. Schakel
vervolgens desgewenst de optie Deze map en alle submappen converteren in of uit en klik op OK.
5 Selecteer in het dialoogvenster PDF-archiefbestand opslaan als een naam en locatie voor de gearchiveerde e-mail-PDF.
Klik vervolgens op Openen.
6 Reviseer de instellingen en de namen van de archiefmappen die in het dialoogvenster Acrobat PDFMaker worden
weergegeven, en voer een van de volgende handelingen uit:
• Als u andere e-mailmappen aan de lijst wilt toevoegen, klikt u op Toevoegen en selecteert u de gewenste mappen.
• Wanneer u mappen uit de lijst wilt verwijderen, selecteert u de desbetreffende mappen en klikt u op Verwijderen.
• Als u wijzigingen wilt doorvoeren in een archiefbestand, selecteert u een willekeurige mapnaam in de lijst, klikt u op
Archiefbestand wijzigen en geeft u de naam en locatie op.
• Als u de e-mailarchivering direct wilt starten, klikt u op Nu archiveren.